Lokapalanews.id | Yogyakarta – Ikatan Keluarga Besar Minangkabau Yogyakarta (IKBMY) kini mulai menerapkan sistem digital dalam tata kelola organisasinya. Bekerja sama dengan tim Pengabdian kepada Masyarakat (PkM) Universitas Respati Yogyakarta (UNRIYO), organisasi paguyuban warga Minang ini meluncurkan Sistem Informasi Organisasi Daerah (SIORDA)-IKBMY pada Kamis, 8 Januari 2026.
Langkah digitalisasi ini bertujuan untuk mengintegrasikan data antara organisasi induk dengan organisasi lokal yang bernaung di bawah payung IKBMY. Melalui sistem ini, pengelolaan administrasi yang sebelumnya dilakukan secara manual kini beralih ke dalam satu platform terpadu untuk memastikan akurasi data dan efisiensi kerja pengurus.
Ketua Tim PkM UNRIYO, Zaidir, S.T., M.Cs., menjelaskan bahwa pengembangan SIORDA-IKBMY merupakan bentuk implementasi Tri Dharma perguruan tinggi, khususnya pada bidang pengabdian masyarakat. Fokus utama dari sistem ini adalah menyediakan alat manajerial yang dapat digunakan oleh semua level kepengurusan dalam organisasi.
Sistem informasi ini dirancang dengan fitur yang mencakup dua aspek utama. Pertama, pengelolaan internal IKBMY yang meliputi profil organisasi, daftar pengurus, agenda program kerja, inventaris aset, hingga pencatatan iuran anggota. Kedua, pengelolaan bagi organisasi lokal yang mencakup data keanggotaan, struktur kepengurusan, program kerja masing-masing daerah, hingga unit usaha yang dikelola oleh komunitas.
“Sistem ini secara otomatis mengelompokkan hasil olahan data ke dalam dua kategori informasi. Ada informasi detail untuk operasional manajemen tingkat menengah ke bawah, serta informasi ringkas atau laporan tersaring bagi pimpinan atau manajemen tingkat atas untuk mendukung pengambilan keputusan,” ujar Zaidir dalam pemaparannya di Yogyakarta.
Pelatihan dan Uji Coba Sistem
Peluncuran aplikasi ini dibarengi dengan sesi pelatihan intensif yang diikuti oleh perwakilan pengurus IKBMY. Dalam agenda tersebut, para peserta diberikan fasilitas laptop untuk melakukan simulasi penggunaan fitur-fitur SIORDA secara langsung. Pelatihan ini dimaksudkan agar para pengurus memiliki kemandirian dalam memutakhirkan data organisasi secara berkala.
Ketua IKBMY, H. Gusremon, S.H., menyatakan bahwa inovasi digital ini merupakan langkah penting dalam meningkatkan kinerja organisasi. Menurutnya, keberadaan SIORDA akan mempermudah pemantauan sumber daya yang dimiliki IKBMY serta memperkuat koordinasi dengan organisasi-organisasi lokal di bawahnya.
Peserta pelatihan sangat antusias dalam mengikuti pelatihan dan ini terlihat pada sesi tanya jawab yang mendalami fungsi teknis setiap modul dalam aplikasi. Para pengurus menitikberatkan pada bagaimana sistem ini dapat memvalidasi data anggota yang tersebar di wilayah Yogyakarta guna memaksimalkan potensi organisasi.
Sinergi Berkelanjutan
Rangkaian kegiatan ini diakhiri dengan penandatanganan berita acara serah terima sistem sebagai simbol dimulainya penggunaan SIORDA-IKBMY secara resmi. Pihak universitas melalui Zaidir, S.T., M.Cs juga menyampaikan apresiasi atas dukungan koordinasi yang dilakukan oleh pihak mitra, termasuk fasilitas yang disediakan oleh Desmon Ali dalam menjembatani kebutuhan antara akademisi dan organisasi selama proses pengembangan hingga implementasi sistem.
Ke depan, kolaborasi antara dunia pendidikan dan organisasi kemasyarakatan ini diharapkan tidak berhenti pada tahap peluncuran sistem saja. Evaluasi berkala akan dilakukan untuk memastikan platform digital ini tetap relevan dengan dinamika kebutuhan warga Minang di perantauan Yogyakarta. Langkah ini diharapkan menjadi percontohan bagi organisasi daerah lainnya dalam memanfaatkan teknologi informasi untuk memperkuat solidaritas dan transparansi manajerial. *R106
